Een factuur maken is eenvoudig, maar moet standaard een aantal gegevens bevatten om geldig en in lijn met de wet te zijn.
Het is belangrijk om elke factuur te voorzien van de nodige gegevens. Wat deze gegevens zijn en waarom leggen we hieronder kort even uit.
Basis gegevens:
- Jouw bedrijfsnaam en die van je klant (indien van toepassing)
- Jouw volledige adres (het adres waar je onderneming staat ingeschreven en van je klant) en die van je klant.
- Jouw BTW nummer en die van je klant (indien van toepassing)
- Jouw betalingsggegevens
- De datum waarop de factuur werd opgemaakt
- Een uniek factuurnummer. Deze mag je volledig zelf kiezen, maar zorg er wel voor dat het nummer bij iedere nieuwe factuur oploopt.
- Een gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten en het aantal.
- Het totale bedrag exclusief BTW
- Het btw-tarief (indien van toepassing)
- Het totale bedrag inclusief btw
- Betalingstermijn waarin de klant verplicht is om te betalen.
- Algemene voorwaarden
Met of zonder BTW
Als zelfstandige ondernemer ben je in de meeste gevallen btw-plichtig. Toch zijn er enkele uitzonderingen. Sommige vrije beroepen en beroepen met een sociaal karakter kunnen vrijgesteld worden van btw-plicht.
Standaard moet je dus altijd BTW aanrekenen op je facturen tenzij je een beroep uitoefent die vrijgesteld is van btw-plicht of je een onderneming hebt waarvan het omzetcijfer lager is dan 25.000 euro.
In het laatste geval ben je dan ook verplicht om volgende tekst onderaan je factuur te vermelden:
"Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk."
Betalingstermijnen
Het is verleidelijk om een factuur uit te schrijven waar de betalingstermijn valt op de dag dat de factuur werd uitgeschreven. Het probleem hiermee is dat niet alle bedrijven zich kunnen houden aan deze regeling. In sommige gevallen is dit ook niet wettelijk.
Standaard verwachten klanten en bedrijven dat ze 30 dagen de tijd hebben om een factuur te betalen. Niets houdt je echter tegen om andere betalingstermijnen te hanteren, maar wees hier duidelijk over bij jouw klant.
Algemene voorwaarden
Niet onbelangrijk zijn de algemene voorwaarden die je kunt toevoegen aan jouw facturen of offerten. De algemene voorwaarden kun je zien als de regels waaronder een dienst of goed aangeleverd wordt.
Dit kan alles omvatten:
- Transportkosten
- Wat gebeurt er bij een te late betaling
- Overdracht intellectuele eigendom
- ...
Een factuur is tenslotte een bindend contract tussen jou en je klant. Algemene voorwaarden dienen als bewijs voor beide partijen in het geval van misverstanden en onenigheid. Elke partij kent de regels en kiest ervoor om akkoord te gaan.
Pro tip: In Bizzey kun je automatisch algemene voorwaarden toevoegen aan je offerten en facturen.
